4 LỜI KHUYÊN GIÚP BẠN QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng trong việc giúp bạn sắp xếp công việc và hoàn thành được chúng đúng hạn. Nếu bạn cảm thấy ngày nào cũng ngập trong các deadline hay chưa tận dụng thời gian hiệu quả thì hãy theo dõi bài viết dưới đây của Reeracoen nhé.

🔸 Thiết lập thứ tự ưu tiên

Khi bạn có nhiều công việc cần xử lý việc đầu tiên cần làm là sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Công việc nào gấp hơn và quan trọng hơn thì cần được giải quyết trước và đặt ở thứ tự ưu tiên. Đây cũng chính là lý do mà bạn nên hỏi về mức độ quan trọng và thời gian hoàn thành của công việc mỗi khi bạn nhận được yêu cầu. Ngoài ra, với những công việc có tính lặp lại hàng tháng và có deadline cụ thể, thì bạn có thể sắp xếp lịch hoàn thành cố định vào một ngày trong tháng. Sau khi đã sắp xếp được thứ tự cần làm, bạn có thể hoàn thành chúng lần lượt mà không phải trong tình trạng hỗn loạn vì áp lực công việc.

🔸 Sử dụng công cụ ghi nhớ

Hãy ghi lại danh sách các công việc cần làm ở trên vào ghi chú để cạnh lịch để bàn để giúp bạn theo dõi tiến độ và tập trung được đúng vào nhiệm vụ cần giải quyết của từng thời điểm. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng công cụ Calendar trên Outlook hay Google để tạo những lời nhắc nhở cho bản thân. Đồng thời, trên Calendar cũng thường thể hiện lịch các buổi họp định kỳ theo tuần, tháng vì vậy bạn có thể nhìn các thời gian còn trống và sắp xếp được lịch làm việc một cách hợp lý hơn.

🔸 Đặt ra deadline cho từng mục công việc

Việc xác định một thời hạn cụ thể cho mỗi công việc giúp tạo ra sự tập trung và định hướng trong việc hoàn thành nhiệm vụ. Có deadline giúp bạn:

• Tạo sức ép: Khi bạn có một thời hạn, bạn sẽ cảm thấy yêu cầu phải hoàn thành công việc trong thời gian quy định, điều này thúc đẩy bạn làm việc hiệu quả hơn và tránh trì hoãn.

• Ưu tiên công việc: Deadline giúp bạn xác định được công việc quan trọng và ưu tiên hơn. Khi bạn biết rằng một công việc phải hoàn thành trước một ngày cụ thể, bạn có thể ưu tiên nó và cấu trúc công việc của mình xung quanh deadline đó.

• Điều chỉnh kế hoạch: Khi bạn có deadline cho mỗi công việc, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch làm việc nếu cần thiết. Nếu bạn nhận thấy rằng bạn đang chậm trễ hoặc không thể hoàn thành công việc trong thời hạn, bạn có thể tìm cách điều chỉnh lịch trình hoặc ưu tiên lại để đảm bảo việc hoàn thành kịp thời.

• Đo lường hiệu suất: Sử dụng deadline để đo lường hiệu suất của mình. Bạn có thể so sánh thời gian thực tế để hoàn thành công việc với deadline đã đặt ra để đánh giá sự tiến bộ và hiệu quả công việc của mình.

Tuy nhiên, khi đặt deadline, hãy đảm bảo rằng nó là khả thi và thực tế. Đặt deadline quá chặt có thể gây căng thẳng và ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Nếu cảm thấy áp lực quá lớn, hãy xem xét điều chỉnh deadline hoặc tìm cách phân chia công việc thành các giai đoạn nhỏ hơn để dễ dàng quản lý và tiến triển.

🔸 Gạch đi các công việc đã hoàn thành

Mỗi khi đã hoàn thành xong một việc bạn có thể gạch trên ghi chú hoặc tích hoàn thành qua email. Không chỉ giúp bạn theo dõi tiết độ công việc mà việc này còn tạo được sự thỏa mãn khi bạn đã hoàn thành công việc đúng. Khối lượng công việc nhiều dễ khiến cho bạn chán nản, việc tự tạo động lực cho bản thân là rất quan trọng. Niềm vui và sự thoải mái khi gạch đi được một mục trong list cần làm sẽ giúp bạn thấy bản thân có thể hoàn thành được các hạng mục đã đề ra. Và sau khi đã giải quyết trong được một nhiệm vụ khó nhằn thì cũng đừng quên tự thưởng cho mình một chút thời gian nghỉ ngồi và lời khen ngợi vì đã hoàn thành tốt mục tiêu.

Hãy luyện tập để thực hiện các lời khuyên trên dần dần và tạo thói quen cho bản thân. Reeracoen tin chắc rằng bạn sẽ hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian của bản thân thật hiệu quả để những deadline không còn là nỗi sợ mỗi ngày đi làm.

- REERACOEN VIETNAM -