Một trong những chủ đề bắt buộc được nhắc tới trong văn hóa ứng xử kinh doanh của người Nhật chính là cách trao đổi danh thiếp (meishi koukan). Mặc dù được nhắc đến trên rất nhiều phương tiện truyền thông tuy nhiên vẫn có rất nhiều các quy tắc nền tảng và cách ứng xử thường xuyên bị nhầm lẫn. Dưới đây sẽ là quy trình trao đổi danh thiếp cơ bản.

1️⃣️️️️ Danh thiếp chưa đựng đầy đủ thông tin

Việc trao đổi danh thiếp như một lời giới thiệu chính thức với mục đích giúp đối phương nhớ được tên và chức vụ để có thể hợp tác trong tương lai. Đặc biệt ở Nhật, đây là một phương thức cần sự am hiểu và lưu ý về quy trình hơn ở các nước phương Tây. Bạn có thể nghĩ rằng danh thiếp là đại diện cho bộ mặt của một người. Điều này mang cả nghĩ đen lẫn nghĩa bóng khi danh thiếp mang đầy đủ thông tin để nhận diện một người và cũng đòi hỏi người nhận đối xử nó với sự tôn trọng như đang đối diện với người thực.

2️⃣ Các điểm chính

Mặc dù có khá nhiều bước trong quy trình trao đổi danh thiếp, việc xác định được các điểm cốt lõi sẽ giúp bạn tránh được các tình huống xấu hổ. Hãy nhớ các điểm sau: - Đưa danh thiếp cho người có cấp bậc cao nhất trước. - Đưa và nhận danh thiếp bằng cả hai tay. - Đảm bảo hướng chiều đọc của danh thiếp về phía người nhận. - Hãy để danh thiếp đã nhận được ở trên bàn trong suốt buổi họp.

3️⃣ Thứ tự

Trong một nhóm người, lãnh đạo cấp cao sẽ là người trao đổi danh thiếp trước trước, và theo sau đó là các cấp bậc khác theo thứ tự. Hãy luôn để cấp trên của mình trao đổi danh thiếp trước và phía đối phương cũng sẽ thực hiện tương tự. Khi trao đổi danh thiếp giữa 2 cá nhân, thông thường phía khách mời sẽ là người trao danh thiếp trước. Hoặc cấp dưới sẽ đưa danh thiếp trước trong trường hợp 2 bên đã biết rõ về vị trí của nhau. Khi thông tin chưa rõ ràng thì việc trao đổi sẽ được thực hiện đồng thời. Cụ thể như sau.

4️⃣ Quy trình

Dưới đây là mô tả cụ thể về cách trao đổi danh thiếp giữa hai người. Một nguyên tắc cần nhớ đó là phải đưa danh thiếp bằng hai tay. Quy tắc này cần được tôn trọng, tuy nhiên trong thực tế khi trao đổi danh thiếp với nhiều người thì quy tắc này khó có thể được tuân thủ.

🔹 Chuẩn bị số lượng danh thiếp cần trao đổi Thực tế khi lấy danh thiếp ra khỏi hộp đựng danh thiếp (bạn cần có hộp đựng riêng, việc sử dụng túi quần hoặc ví tiền được coi là khá thô lỗ). Việc không chuẩn bị sẵn danh thiếp hay luống cuống lấy danh thiếp ra khỏi hộp trong khi người khác đang đợi sẽ để lại ấn tượng xấu.

🔹 Đặt danh thiếp lên trên hộp đựng card Hãy đảm bảo danh thiếp hướng về phía đối phương để họ có thể đọc được nó. Nếu danh thiếp của bạn là song ngữ, cần đảm bảo mặt có ngôn ngữ đúng ở mặt trên.

🔹 Sử dụng tay phải để đưa danh thiếp, cầm ở góc trên cùng Đảm bảo phần tên và lô gô không vị che khi đưa danh thiếp. Bạn sẽ nhận danh thiếp của đối phương bằng tay trái.

🔹 Giới thiệu ngắn gọn về bản thân Bạn nên giới thiệu bản thân trong khi đưa danh thiếp bằng việc nói tên công ty và tên của mình.

🔹 Nhận danh thiếp của đối phương Khi nhận được danh thiếp của người khác, thông thường bạn nên xác nhận lại tên họ và nói lời cảm ơn. 

🔹 Đặt danh thiếp nhận được trên ví đựng hoặc trên bàn theo vị trí được chỉ định: - Khi làm việc với một đối tác, danh thiếp thường hiếm khi được cất ngay đi. Một quy tắc tiêu chuẩn là đặt danh thiếp trên bàn hoặc trên hộp đựng trong suốt buổi họp hoặc đến một thời điểm thích hợp để cất đi. - Khi nhận được nhiều danh thiếp, bạn nên xếp chúng từ trái sang phải theo thứ tự ngồi họp từ góc nhìn của bạn. Mục đích của việc này là để học cách nhớ tên của người bạn đang nói chuyện cùng và thể hiện sự tôn trọng.

Trong văn hóa ứng xử kinh doanh, thể hiện sự tôn trọng là lịch sự là quy tắc bắt buộc. Bạn cũng cần nhớ rằng mỗi tình huống xảy ra khác nhau, và mỗi bên có thể có quan điểm khác nhau về quy trình như thế nào là đúng. Vì vậy, bạn nên linh hoạt theo từng nơi để tạo sự hài lòng cho hai phía.

Hãy lưu ý rằng cần tránh việc đến gặp mặt đối tác mà không mang theo danh thiếp và việc tôn trọng danh thiếp bạn vừa nhận được là vô cùng quan trọng. Tuyệt đối không gấp hay viết lên danh thiếp trừ khi bạn có sự cho phép của đối phương.

Nguồn: blog.gaijinpot.com

Dịch: LN - Reeracoen