Trong thời đại số hiện nay, việc viết email xin việc đã trở thành một phương pháp phổ biến và hiệu quả để tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp. Bằng cách này, chúng ta có thể tiếp cận với các nhà tuyển dụng và gửi thông điệp của mình một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Tuy nhiên, việc viết email xin việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt đối với người nhận. Trong bài viết này, Reeracoen sẽ giúp bạn

Cách Viết Email Xin Việc Chuyên Nghiệp

Email Sử Dụng

Một email chuyên nghiệp sẽ thể hiện tên và thông tin liên quan của người gửi (tên và ngày/năm sinh, tên và công ty,...). Việc sử dụng nickname trẻ con hay những ngôn ngữ không liên quan sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá thấp sự chuyên nghiệp của bạn.

Ngoài ra việc chỉnh sửa tên hiển thị cũng rất quan trọng. Việc cẩu thả trong điều chỉnh tên hiển thị sẽ để lại dấu ấn không tốt trong mắt nhà tuyển dụng. Tên hiển thị email thường là họ tên đầy đủ hoặc tên và họ của bạn.

Tiêu Đề Email

Khi viết tiêu đề email xin việc, bạn nên chú ý đến sự rõ ràng và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số cách viết tiêu đề mail xin việc hiệu quả:

Xin việc - [Vị trí công việc] - [Họ tên của bạn]
Ứng tuyển vị trí [Vị trí công việc] - [Họ tên của bạn]
Gửi đơn xin việc - [Vị trí công việc] - [Họ tên của bạn]
Hồ sơ xin việc cho vị trí [Vị trí công việc] - [Họ tên của bạn]
[Họ tên của bạn] - Xin việc vị trí [Vị trí công việc]
[Họ tên của bạn] - Đơn xin việc vị trí [Vị trí công việc]
Xin việc - [Vị trí công việc] - [Kỹ năng chính của bạn]

Ngoài ra, tùy vào yêu cầu trên JD của nhà tuyển dụng, bạn cần đặt tiêu đề email theo đúng yêu cầu. Khi người tuyển dụng không nhắc về vấn đề này, bạn có thể lựa chọn 1 trong những lời đề nghị ở trên!

Lưu ý, tiêu đề email nên được tạo sao cho nó gọn gàng và tóm tắt mục đích chính của bạn. Điều này giúp người nhận nhanh chóng hiểu rõ nội dung email và đặt sự chú ý vào đơn xin việc của bạn.

Mở Đầu Email

Hãy luôn mở đầu email bằng một lời chào lịch sự. Tránh việc quá trang trọng hoặc quá tỏ ra quá thân thiết. Có 2 trường hợp để viết một lời chào đầu hiệu quả:

Biết rõ họ tên chức vụ của người tuyển dụng

Trong trường hợp này, cấu trúc một lời chào đầu có thể là: “Kính gửi - Anh/chị - Tên - Chức vụ của họ”.

Nhiều nhà tuyển dụng khuyên ứng viên hãy viết theo cách này. Có nhiều cách để bạn có thể biết tên của người chịu trách nhiệm, ví dụ như: gọi điện thoại trực tiếp để hỏi, hỏi ngay từ lúc được nhận JD từ nhà tuyển dụng (trên facebook). Điều này giúp bạn "vô tình" để lại ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng, cũng như được nhà tuyển dụng đánh giá cao trong mức độ quan tâm đến công việc này.

Trong trường hợp bạn không biết tên nhà tuyển dụng:

“Kính gửi Bộ phận/ Phòng nhân sự - Tên Công ty”.

Đây là một trong những cách phổ biến được sử dụng nhiều nhất. Tuy nhiên, cách này sẽ kém hiệu quả hơn ý trên.

Nội Dung Chính Của Email

Giới thiệu bản thân: Bắt đầu email bằng cách tự giới thiệu một cách ngắn gọn. Đề cập tới tên, trình độ học vấn và kinh nghiệm chính liên quan đến vị trí công việc mà bạn đang xin.

Lý do xin việc

Bạn thấy công việc này ở đâu? Trình bày rõ ràng lý do tại sao bạn quan tâm và muốn làm việc tại công ty đó. Đưa ra những thông tin cụ thể về công ty, ví dụ như giá trị, nền tảng hoặc dự án đang triển khai, và lý do tại sao bạn cảm thấy phù hợp với môi trường làm việc đó.

Kỹ năng và kinh nghiệm

Tóm tắt những kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm quan trọng mà bạn mang lại cho vị trí công việc. Liệt kê các thành tựu hoặc dự án đã hoàn thành trong quá khứ và giải thích cách những kỹ năng này có thể áp dụng vào công việc mà bạn đang ứng tuyển.

Sự phù hợp và đóng góp

Đề cập đến cách bạn định hình công việc và đóng góp vào sự phát triển của công ty. Tạo liên kết giữa kỹ năng và kinh nghiệm của bạn với mục tiêu và yêu cầu của vị trí công việc.

Phần Kết Email

Tóm tắt lời cảm ơn: Bày tỏ lòng biết ơn chân thành với người nhận đã dành thời gian đọc email của bạn và xem xét đơn xin việc của bạn. Ghi nhớ rằng sự tôn trọng và lòng biết ơn là một yếu tố quan trọng trong mọi cuộc giao tiếp.

Sự quan tâm và mong đợi: Tạo ra một câu chốt tạo sự kích thích và hi vọng về khả năng của bạn. Bạn có thể nói rằng bạn rất mong muốn được có cơ hội tiếp tục cuộc trò chuyện và thảo luận về khả năng của mình trong một cuộc phỏng vấn hoặc buổi gặp gỡ trực tiếp.

Kết thúc lịch sự: Kết thúc email bằng một câu chào lịch sự như "Trân trọng" hoặc "Kính chào" kèm theo tên của bạn. Điều này thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp trong cách bạn kết thúc email.

bo cuc 1 email

Chữ Ký Email

Để email chuyên nghiệp hơn, bạn đừng quên tạo cho mình một chữ ký điện tử, bao gồm các thông tin:

Họ tên
Chức vụ/ngành học/chuyên môn
Số điện thoại
Thông tin liên hệ khác (nếu có) (Skype, Telegram, …)

Tài Liệu Đính Kèm

Đừng quên đính kèm tài liệu khi gửi email!

Tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng, tài liệu cần đính kèm có thể bao gồm: CV, portfolio, bằng cấp liên quan, chứng nhận, Cover letter, …
Hãy kiểm tra thật chỉn chu trước khi gửi email. Nếu quên tài liệu đính kèm, bạn có thể đã mất cơ hội cho công việc yêu thích của mình!

Những Điều Cần Tránh Khi Viết Email Xin Việc

Sử dụng ngôn ngữ không chuyên nghiệp

Hạn chế việc sử dụng ngôn ngữ không chính thức, viết tắt, ngôn ngữ trẻ con hoặc ngôn ngữ lỏng lẻo trong email xin việc. Đôi khi có những từ viết tắt “ai cũng hiểu”, chúng ta vẫn không nên chúng vào email. Ví dụ: ko, bik, bít, nhg, fải, …

Ngoài ra, hãy tránh sử dụng ngôn từ thô tục, gửi email vào các giờ không phù hợp và tránh đặt các yêu cầu không thích hợp hoặc quá mức.

Hãy luôn giữ một thái độ lịch sự và chuyên nghiệp trong email xin việc. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng có ấn tượng tốt hơn về bạn.

Sai chính tả và ngữ pháp

Trước khi gửi email xin việc, hãy đảm bảo kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Email có chứa lỗi có thể tạo ấn tượng xấu và cho thấy sự cẩu thả của bạn.

Đặc biệt khi bạn đang tìm việc làm tiếng Nhật, các công ty Nhật có yêu cầu khá cao với ứng viên về sự chỉn chu. Vì vậy, việc kiểm tra kỹ các lỗi chính tả và ngữ pháp là rất cần thiết.

Quá dài và không tập trung

Hãy sắp xếp nội dung email một cách gọn gàng và tập trung vào những thông tin quan trọng nhất. Tránh viết một email quá dài và nhiều chi tiết không cần thiết.

Nhà tuyển dụng thường nhận hàng chục CV cho 1 vị trí cần tuyển. Vì vậy, họ thường có ít thời gian cho 1 , vì vậy hãy truyền đạt thông tin một cách súc tích và dễ hiểu.

Sử dụng mẫu email chung chung

Tránh việc sử dụng mẫu email tổng quát cho tất cả các ứng viên. Hãy tùy chỉnh nội dung email để phù hợp với công ty và vị trí mà bạn đang ứng tuyển. Điều này cho thấy sự quan tâm và nghiêm túc của bạn đối với công ty đó.

Nó cũng giúp thể hiện cá tính của bạn và là cơ hội giúp bạn trở nên ấn tượng hơn trong mắt nhà tuyển dụng. Do đó, hãy thật sự nghiêm túc thể hiện bản thân và cố gắng tạo sự cá nhân hóa bằng cách nhắm đến công ty cụ thể và giải thích lý do tại sao bạn quan tâm đến vị trí công việc đó.

Kết luận

Email xin việc là một trong những phương thức quan trọng để nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên bước đầu. Nó cũng là chìa khóa để giúp ứng viên có cơ hội vào vòng phỏng vấn trực tiếp.

Vì thế, hãy luôn chú trọng sự chuyên nghiệp, sự chỉn chu, và các file đính kèm trong email.