Những Lưu Ý Để Sắp Xếp Chứng Từ Kế Toán Khoa Học

Chắc hẳn ai cũng biết, kế toán viên luôn phải đối mặt với rất nhiều giấy tờ và sổ sách mỗi ngày. Hơn thế nữa, đôi khi, họ cũng cần phải tìm kiếm những chứng từ của những năm trước để phục vụ cho công việc. Với khối lượng giấy tờ “khủng” như vậy, nếu kế toán không có sự sắp xếp hợp lý thì mỗi khi tìm kiếm hóa đơn, chứng từ sẽ là một thử thách vô cùng lớn. 

Dưới đây, Reeracoen sẽ bật mí cho bạn một vài mẹo để “tổ chức” giấy tờ, hóa đơn, sổ sách cho công ty!

Tại Sao Sắp Xếp Chứng Từ Kế Toán Khoa Học Lại Quan Trọng?

Như đã nói, việc sắp xếp chứng từ, sổ sách kế toán là nhiệm vụ cần thiết mà mỗi kế toán viên cần lưu ý. Chỉ khi tất cả các tài liệu được lưu trữ có tổ chức và có khoa học, thì tìm kiếm các giấy tờ phục vụ cho công việc mới có thể nhanh chóng và thuận lợi. Nếu không, bạn có thể gặp rắc rối lớn với số lượng chứng từ khổng lồ này và việc đánh mất các tài liệu quan trọng là hoàn toàn có thể xảy ra. 

Dù hiện nay các doanh nghiệp đều đang công nghệ hóa hệ thống quản lý để lưu trữ tài liệu, giấy tờ vẫn là một phần không thể thiếu trong quá trình hoạt động của công ty/doanh nghiệp. 

Cách Sắp Xếp Chứng Từ Kế Toán

Trước khi bắt đầu sắp xếp, chúng ta cần phân loại từng loại sổ sách, chứng từ và kẹp từng loại vào một chiếc file kẹp. Bạn có thể lựa chọn file kẹp có đục lỗ và nẹp inox để lưu trữ gọn gàng và thuận tiện trong việc lấy và cất tài liệu.

Về cơ bản, bạn có thể phân loại chúng thành 3 nhóm:

• Chứng từ kế toán đầu vào
• Chứng từ kế toán đầu ra
• Chứng từ kế toán ngân hàng

Cách Sắp Xếp Chứng Từ Kế Toán Đầu Vào

Dưới đây là một số lưu ý để lưu trữ:

• Thứ tự: sắp xếp theo ngày tháng (từ sớm nhất đến muộn nhất). Đồng thời phải dựa vào số thứ tự trên phiếu đã kiểm.
• Kẹp chúng theo thứ tự: phiếu chi, hóa đơn đỏ, phiếu nhập, và phiếu kế toán (tùy từng trường hợp phát sinh).
• Đánh dấu chứng từ kế toán theo tháng hoặc theo quý và note lại thời gian vào gáy file kẹp. 

Ngoài ra, bạn cần lưu ý một số điểm trong quy trình sắp xếp chứng từ để đạt được sự khoa học nhất định:

• Các hóa đơn mua hàng nên kẹp chung với phiếu nhập kho, phiếu chi, phiếu đề nghị thanh toán cũng như là hợp đồng thanh lý. 
• Các chứng từ mua hàng cần được xếp gần các phiếu hạch toán (nếu công ty/doanh nghiệp mua với hình thức trả qua ngân hàng hoặc trả chậm).
• Bảng chấm công thì nên kẹp chung với bảng lương và cần xếp thành một file tài liệu riêng. 
• Còn lại, các phiếu kế toán và bảng phân bổ có thể được lưu trữ và sắp xếp theo tháng. 

Cách Sắp Xếp Chứng Từ Kế Toán Đầu Ra

Tương tự như các cách cơ bản đã đề cập ở phần trên, chúng ta cần lưu trữ theo quy định chung:

• Thời gian: thứ tự ngày tháng từ sớm đến muộn nhất, dựa trên số thứ tự trên các phiếu. 
• Đồng thời, cần phải thực hiện theo thứ tự phiếu thu, hóa đơn có liên xanh, phiếu xuất kho (đi cùng hóa đơn bán hàng), phiếu kế toán tùy từng trường hợp phát sinh.
• Đánh dấu chứng từ kế toán theo tháng hoặc theo quý và note lại thời gian vào gáy file kẹp. 

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý thêm về quy trình của loại chứng từ này:

• Khi khách hàng trả tiền mặt cho sản phẩm/dịch vụ mua từ phía công ty/doanh nghiệp, hóa đơn bán ra cần phải kẹp chung với phiếu xuất kho, phiếu thu, và hợp đồng thanh lý. 
• Khi khách hàng mua hàng dưới hình thức mua chịu, thì cần lưu trữ phiếu hạch toán, phiếu xuất kho, và hợp đồng thanh lý cùng nhau. 

Cách Sắp Xếp Chứng Từ Ngân Hàng

So với 2 loại trên, chứng từ ngân hàng đơn giản hơn trong việc sắp xếp:

• Sắp theo thứ tự ngày tháng dựa trên sổ phụ và phiếu báo nợ có. 
• Nên đóng file sổ sách riêng cho từng ngân hàng khác nhau. 

Kết Luận 

Trên đây là cách cơ bản sắp xếp các chứng từ kế toán khoa học và hiệu quả. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc chắc chắn sẽ có thêm nhiều loại giấy tờ và sổ sách khác (tùy vào quy trình hoạt động của công ty/doanh nghiệp), kế toán viên cần phân tích và sắp xếp hợp lý để thuận tiện cho việc tìm kiếm sau này. 

Việc sắp xếp chứng từ này cũng tùy thuộc vào kinh nghiệm của mỗi kế toán. Bạn có thể tham khảo thêm từ các kế toán có kinh nghiệm nhé!