Làm sao để có thêm thời gian khi ai cũng chỉ có 24 tiếng/ngày, 7 ngày/tuần? Dù bạn là học sinh, sinh viên, người đã đi làm, độc thân hay đã có gia đình, bạn vẫn cần tìm cách điều chỉnh thời gian hợp lý để cân bằng cuộc sống của mình.

Dưới đây là những hướng dẫn, lời khuyên giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn. Nhưng trước tiên, hãy cùng Reeracoen tìm hiểu như thế nào là quản lý thời gian.

Quản lý thời gian = quyết định bạn dành thời gian cho việc gì + ước tính bạn sẽ để dành hoặc cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc đó + sắp xếp thứ tự ưu tiên + loại bỏ những yếu tố làm lãng phí thời gian của bạn

4 yếu tố để quyết định nên dành thời gian cho việc gì

1.    Mục đích

Mục đích là kết quả bạn mong muốn đạt được khi hoàn thành công việc. Đặt những mục tiêu để đạt được mục đích này càng rõ ràng, bạn càng dễ kiểm soát việc mình nên làm, loại bỏ những thứ mình không cần làm.

2.    Mức độ quan trọng và khẩn cấp

(D) là những việc bạn không cần phải làm. Hãy loại bỏ chúng để tiết kiệm thời gian của mình.

Nhưng như thế nào là công việc quan trọng? Đó là việc:

• Mang lại kết quả, phục vụ mục đích của bạn
• Ảnh hưởng đến các công việc của bản thân hoặc người khác

3.    Trách nhiệm

Công việc đó có phải là trách nhiệm của bạn hay không? Đôi khi bạn dễ bị nhầm lẫn và tự nhận về quá nhiều công việc không thuộc trách nhiệm của mình. Hãy tự hỏi điều này với bản thân hoặc người giao nhiệm vụ cho bạn để biết chắc rằng chi tiết công việc này thuộc phận sự của bạn.

4.    Khả năng

Khả năng thực hiện một việc cũng ảnh hưởng nhiều đến thời gian của bạn. Hãy tự hỏi bạn có khả năng làm việc này hay không? Ngoài bạn ra, ai có thể làm việc này tốt hơn?

Cách để ước lượng thời gian và sắp xếp thứ tự ưu tiên

Sau khi đã quyết định những yếu tố trên, hãy dùng phương pháp 5D để chắt lọc lại những việc bạn cần làm.

• Delete – xóa bỏ: với những việc không mục đích, không quan trọng, không khẩn cấp, không thuộc nhiệm vụ của mình, không có khả năng thực hiện, hãy xóa nó khỏi danh sách việc cần làm của bạn.
• Delegate – giao việc: với những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, không thuộc trách nhiệm của bạn hoặc có ai đó có thể làm tốt hơn bạn, hãy cân nhắc giao việc đó cho người phù hợp hơn.
• Delay – trì hoãn: với công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp và cũng không thể hoàn thành trong thời gian ngắn, bạn có thể lên lịch để làm công việc này vào một thời gian khác.
• Do – thực hiện: với những việc khẩn cấp và quan trọng, hãy đưa việc đó lên ưu tiên hàng đầu. Và trong những công việc ưu tiên đó, hãy làm ngay những việc bạn có thể hoàn thành trong thời gian ngắn (2 phút) để tránh tồn đọng và tăng năng suất làm việc.
• Diminish – tiêu giảm: dùng những cách tiết kiệm thời gian hơn để hoàn thành công việc.

Nhưng làm thế nào bạn biết được mình sẽ mất bao lâu để hoàn thành công việc?

Chỉ có kinh nghiệm mới có thể cho bạn câu trả lời chính xác. Nếu chưa làm việc nào đó bao giờ, hãy thử nghĩ đến một việc bạn đã làm với độ khó tương tự.

Những yếu tố có thể làm xao nhãng, lãng phí thời gian

• Những buổi họp

Hãy chắc chắn rằng những buổi họp của mình có mục đích và lịch trình rõ ràng để tránh kéo dài những cuộc họp không có ý nghĩa. Càng nhiều người tham dự buổi họp, thời lượng các buổi họp lại càng tăng.

• Các tin nhắn, thông báo trên điện thoại, máy tính

Những yếu tố gây xao nhãng này bao gồm tin nhắn, email từ người thân, thông báo liên quan đến các hoạt động cá nhân của bạn. Hãy dành thời gian riêng (30 phút, vào buổi sáng, trưa, hoặc tối) để giải quyết chúng 1 lần rồi quay trở lại với công việc của bạn.

Lời khuyên để quản lý thời gian hiệu quả

• Làm việc có tố chức, kế hoạch

Lên danh sách việc cần làm (to-do-list) mỗi tuần, mỗi ngày. Viết ra danh sách sẽ giảm thiểu việc bạn phải ghi nhớ trong đầu, dễ dàng nhìn thấy và sắp xếp thứ tự trên giấy, gạch chúng đi khi bạn đã hoàn thành.

Dành 5 phút buổi sáng nghĩ về việc bạn cần làm trong ngày, dành 1 phút mỗi giờ để suy nghĩ bạn đã làm việc hiệu quả trong 1 giờ đó hay chưa, dành 5 phút buổi tối để đánh giá lại bạn đã hoàn thành công việc trong ngày của mình hiệu quả hay chưa.

Lên kế hoạch những bước cần làm cũng sẽ giúp bạn làm việc theo quy trình tiết kiệm thời gian hơn.

Bố trí không gian làm việc (tại bàn, trên máy tính) gọn gàng với những vật dụng, file thường sử dụng ở nơi bạn có thể dễ dàng tìm thấy.

• Đặt giới hạn thời gian (điểm bắt đầu và kết thúc) để tập trung hoàn thành công việc

Hãy thêm một cột thời lượng vào to-do-list của bạn hoặc vẽ timeboxing. Việc hình ảnh hóa quỹ thời gian của mình cho bạn biết rằng mình đang dành thời gian quá nhiều cho việc gì và quá ít thời gian cho việc gì.

Pomodoro cũng là phương pháp một hiệu quả. Dành 25 phút để hoàn thành một công việc, nghỉ 5 phút, và cứ tiếp tục như vậy, sau 2 tiếng hãy dành ra khoảng 15 phút để nghỉ ngơi.

• Làm rõ giới hạn của bạn

Nếu được giao nhiệm vụ từ một người khác, luôn thảo luận để biết được mục đích và những việc bạn cần làm cụ thể là gì vì từ đó bạn mới biết rõ được bạn sẽ tốn bao nhiêu thời gian cho việc này.

• Rõ ràng về thời gian

Nếu bạn làm việc với team tại nhiều quốc qua, hãy đảm bảo deadline của bạn rõ ràng về múi giờ để các thành viên khác có thể sắp xếp chính xác thời gian.

• Học cách từ chối

Không phải tất cả công việc đều thuộc phận sự của bạn. Khi từ chối, bạn có thể hướng dẫn họ tìm người có trách nhiệm làm việc này hoặc hướng dẫn để họ có thể tự mình làm.

• Hãy làm những điều bạn không thích đầu tiên

Vượt qua chướng ngại trước sẽ khiến các việc làm sau đó dễ dàng hơn. Càng để lâu bạn sẽ càng có xu hướng trì hoãn.

• Hình thành thói quen vào những khung giờ nhất định

Khi biết trước mình phải làm gì vào thời gian nào, bạn sẽ có sự chuẩn bị và động lực để hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

• Chia nhỏ một công việc lớn thành những việc nhỏ

Một công việc khó, tốn nhiều thời gian sẽ làm bạn cảm thấy áp lực. Hãy chia thành từng công đoạn nhỏ, làm vào những khoảng thời gian khác nhau.

• Hoàn thành những công việc có tính chất tương tự nhau trong cùng khoảng thời gian

Đầu óc bạn đang theo guồng làm việc, suy luận cho công việc đó sẽ giúp bạn làm công việc tiếp theo nhanh hơn.

• Không làm nhiều việc cùng lúc

Bạn có thể nghĩ rằng làm nhiều việc cùng lúc sẽ tiết kiệm thời gian nhưng bạn sẽ không thể tập trung vào một công việc và kịp xử lý khi có vấn đề xảy ra với một trong những việc đó. Một khi đã mất tập trung, bạn cần khoảng 20 phút để nhớ lại việc cần làm và lấy lại trạng thái tập trung.

• Tận dụng thời gian chết

Thời gian chờ đợi ở phòng khám, phòng công chứng,… có thể dùng để làm những việc khác như xem lại lịch của mình, lên danh sách việc cần làm tiếp theo, xem tin nhắn, thông báo…

• Giữ gìn sức khỏe để có đủ năng lượng làm việc hết công suất và duy trì được lịch làm việc của mình

Có rất nhiều việc bạn cần làm và muốn làm nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thời gian làm tất cả. Vì vậy khi có thay đổi, đừng quá khắt khe với bản thân, hãy điều chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp với mục đích của bạn.

Trên đây chỉ là một số lời khuyên được tổng hợp để giúp bạn cảm thấy thuận tiện hơn trong việc sắp xếp thời gian biểu của mình. Không phải lúc nào bạn cũng có thể áp dụng tất cả nhưng hãy nhớ: luôn có kế hoạch, duy trì động lực và ý chí để hoàn thành kế hoạch đề ra, và luôn xem lại kế hoạch để có điều chỉnh hợp lý.

Quản lý thời gian hiệu quả không phải là để bạn làm nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian, mà là giúp bạn sử dụng thời gian của mình vào đúng việc hơn.

Nếu bạn đang cảm thấy quá mất thời gian với việc tìm kiếm công việc trên nhiều trang web khác nhau, hãy gửi CV về resume@reeracoen.com.vn, tư vấn viên của Reeracoen sẽ sàng lọc để giới thiệu đến bạn những công việc phù hợp nhất nhé.